SISTEM INFORMASI PENGADAAN BARANG/JASA (SI BAJA)

SISTEM INFORMASI PENGADAAN BARANG/JASA (SI BAJA)

Dalam pelaksanaan pengadaan secara e-Procurement, Bagian Pengadaan Barang/Jasa Sekretariat Daerah Kabupaten Jombang telah menerbitkan surat edaran kepada Organisai Perangkat Daerah (OPD) Kabupaten Jombang tentang tahapan yang harus dilakukan sebelum melaksanakan proses pengadaan secara e-Procurement.

Tahapan yang dimaksud adalah tahap pengajuan permohonan lelang dengan mengirimkan beberapa dokumen ke Bagian Pengadaan Barang/Jasa Sekretariat Daerah Kabupaten Jombang secara manual (offline). Dokumen yang dimaksud diantaranya adalah Rencana Anggaran Biaya, Harga Perkiraan Sendiri, Kerangka Acuan Kerja, Spesikasi Teknik, Gambar dan persyaratan lainnya.

Pada tahap pengajuan permohonan lelang ini sering terjadi kesalahan dan kekurangan dokumen yang telah dipersyaratkan sehingga akan mengakibatkan waktu yang lama serta akan mempengaruhi tahapan berikutnya. Sedangkan untuk proses pelaporan hasil lelang ke SKPD pemohon (penetapan pemenang lelang) sering terjadi keterlambatan karena birokrasi surat menyurat secara manual yang membutuhkan waktu cukup lama. Padahal penyampaian laporan hasil lelang digunakan sebagai bahan untuk menerbitkan surat penunjukan penyedia barang/jasa (SPPBJ) dan penandatanganan kontrak oleh Pejabat pembuat komitmen (PPK). Berdasarkan hal tersebut maka diperlukan adanya sistem informasi (aplikasi) yang dapat memperlancar proses pengajuan lelang agar lebih efektif dan efisien, dapat melakukan penghematan penggunaan kertas (Paperless), Untuk itu dibuatlah aplikasi/Sistem informasi pengadaan barang/jasa (Si BAJA).

Di dalam Si BAJA memberikan informasi terkait dengan status proses lelang yang terjadi. Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) dapat melihat status lelangnya (proses permohonan lelang, proses pelaksanaan lelang dan proses pelaporan hasil lelang) secara online. Dengan adanya Sistem informasi pengadaan barang/jasa (Si BAJA) diharapkan dapat :
1. Meningkatkan tata kelola dokumen pengadaan barang / jasa serta mendukung Bagian Pengadaan Barang/Jasa Sekretariat Pemerintah Kabupaten Jombang dalam meningkatkan efisiensi waktu persiapan pelaksanaan pengadaan barang / jasa
2. Adanya fitur notifikasi kepada Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) terkait verifikasi paket lelang menjadi siap lelang.
3. Adanya Sistem baru yang menampilkan laporan pengadaan barang/jasa Pemerintah Kabupaten Jombang.
4. Terlayaninya proses pengajuan berkas-berkas paket pengadaan secara cepat karena dokumen berkas-berkas pengajuan paket pengadaan terstruktur dengan tertib dan efisien karena tidak harus datang langsung ke Kantor Bagian Pengadaan Barang/Jasa jika ingin mengajukan paket pengadaan barang dan jasa

70a79bc97bc602dc947956c994c083bb.jpeg